Privacy Policy

TK EVENTS INC – Data Privacy Policy

Your information security is important to us.

Your information is used to allow your attendance, use of the Event App, the virtual venue and to help us understand and improve your experience. We collect Personal Data when you voluntarily provide it, such as when you register, contact us or use certain parts of the virtual venue.

See below to view the TK Events Data Privacy.

This document is subject to change at any time without notification. Regardless of changes, the appropriate use of data and its security is our highest priority. If you have any questions, please contact us at [email protected]

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Les données que vous nous fournissez servent à autoriser votre participation et votre utilisation de l’Appli conçue pour l’événement, tout en nous permettant de comprendre et d’améliorer votre expérience. Nous ne recueillons les données à caractère personnel vous concernant que dans la mesure où elles sont fournies de votre plein gré, notamment dans le cadre de votre inscription, de vos communications avec nous, ou de l’utilisation de certains éléments de l’appli conçue pour l’événement.

Ce document peut à tout moment faire l'objet de modifications sans avis préalable. Quelles que soient les modifications, notre objectif prioritaire demeure de respecter le bon usage des données que vous nous avez confiées et d’assurer leur sécurité.

Pour toute question au sujet de notre politique, veuillez vous adresser par écrit à [email protected].


Updated 4/13/2021

Summary

Your information is used to allow your attendance, use of the Event App, use of the virtual platform and to help us understand and improve your experience. We collect Personal Data when you voluntarily provide it, such as when you register, contact us, or use certain parts of the Event App or virtual platform.

TK Events Inc, its service providers, and suppliers ("we", "us", "our") are committed to protecting and respecting your privacy.
Our goal is to provide you with all the information you need to enjoy and learn about the event you are attending and to build new connections with other participants. To help us do that, we collect personal data when you register, contact us with inquiries, or use certain parts of the event app ("App") or virtual platform.
“Personal data” means any information relating to an identified or identifiable person. This notice provides you with information about:
• how we use your data;
• what personal data we collect;
• who we provide your personal data to; and
• your legal rights relating to your personal data.

Who's who
When this privacy notice uses the terms "participant", "you", or "your" we mean people using the registration page, App and/or virtual platform.
If you have any questions or concerns at any time, please contact us at the address below.

How do we use your data?
We use your data:
• to understand who is attending the event;
• to meet your needs at the event;
• to make a tailored event App available to you;
• to make a tailored experience in the virtual platform
• to manage any registered account(s) that you hold with us;
• to verify your identity;
• to send you announcements about the event;
• to send you notifications of private messages received through the App or virtual platform;
• to better understand your needs and how you engaged with the elements of the event;
• for crime and fraud prevention, detection and related purposes;
• to enable us to manage customer service interactions with you; and where we
have a legal right or duty to use or disclose your information (for example in relation to an investigation by a public authority or in a legal dispute).
If the App or virtual platform is configured to permit public access, some personal data that you have provided, including that shown in group discussions, the activity feed, and your participant profile (if published), will be publicly viewable.
If you ask for help with using the App or virtual platform, we may access your personal data in order to understand the problem and find a solution.

What information do we collect from you?

Information you may give us:
• your name;
• your contact details, including email address;
• your password;
• your photograph;
• your position and company;
• your biographical summary;
• your social media links;
• your website link;
• your communication preferences;
• your interests, preferences, feedback, and survey responses;
• messages you send to other participants through the App;
• messages you send to other participants through the virtual platform;
• the content of your posts to group discussions and activity feed posts (if offered);
and
• challenges you complete in the event game (if offered)

Information we collect about you:
• information about your visit, including the full Uniform Resource Locators (URL) clickstream to, through and from our website (including date and time); products you viewed or searched for; page response times, download errors, length of visits to certain pages, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), and methods used to browse away from the page.
• technical information that your browser sends whenever you visit a website, virtual platform or your mobile App sends when you are using it. This log data may include your Internet Protocol (IP) address, the address of the web page you visited before using the Service, your browser type and settings, the date and time of your use of the Service, information about your browser configuration and plug-ins, device information (including device identifiers and estimated
geographical location), language preferences and cookie data.
• other publicly available personal data, including any shared via a public platform
(such as a Twitter feed) then these are selected for display on screens at the event.

Use of cookies
We use cookies on our website to distinguish you from other users of our website and Service. This helps us to provide you with a good experience when you browse our website and also allows us to improve the website and Service. For detailed information on the cookies we use and the purposes for which we use them see our Cookie Policy.

Use by Children
Our registration page, App and virtual platform are not intended for children under the age of thirteen (13) and we do not knowingly collect data relating to children.

Why do we collect this information?
We collect and use your personal data because it is necessary for:
• performance of our contractual obligations;
• the pursuit of our legitimate interests (as set out below); or
• complying with our legal obligations.
You have the right to withdraw consent at any time. If you revoke consent for a particular purpose for which you had previously provided consent, we will stop using your personal data for that purpose after consent is withdrawn.

Our legitimate interests
The normal legal basis for processing participant data, is that it is necessary for our legitimate interests, including:
• identifying the participants at our event
• managing access to our event and online services
• allowing users of the App or virtual platform to recognize you as the author of
private messages, group discussion posts, and activity feed posts you create;
• letting other participants find you in the app or virtual platform;
• protecting and demonstrating the integrity of the event game, where offered;
• protecting participants, employees and other individuals and maintaining their
safety, health and welfare;
• promoting, marketing and advertising our events and offerings;
• understanding our participants’ behaviour, activities, preferences, and needs;
• improving existing products and services and developing new products and services;
• complying with our legal and regulatory obligations;
• preventing, investigating and detecting crime, fraud or anti-social behaviour and
prosecuting offenders, including working with law enforcement agencies;
• handling participant contacts, queries, complaints or disputes;
• managing insurance claims by participants;
• protecting us, our employees and participants, by taking appropriate legal action
against third parties who have committed criminal acts or are in breach of legal
obligations to us;
• effectively handling any legal claims or regulatory enforcement actions taken against
us; and
• fulfilling our duties to our participants, colleagues, shareholders and other
stakeholders.

Who might we share your information with?

Our service providers and suppliers
In order to make certain services available to you, we may need to share your personal data with some of our service partners. These include our registration, App and virtual platform provider. We only allow our service providers to handle your personal data when we have confirmed that they apply appropriate data protection and security controls. We impose contractual obligations on service providers to ensure that they (i) process personal data only under our instructions; (ii) assist us in fulfilling our obligations under applicable data protection legislation; and (iii) safeguard personal data in compliance with applicable data protection legislation.

Required by law
We will disclose personal data when we believe that the disclosure is required by law, including to comply with a judicial order served on us or when we receive a request from law enforcement authorities. We will only disclose personal data to law enforcement authorities upon demonstration of lawful authority.

International transfers
If you are registering for the event or using the event App or virtual platform from outside the United States, please be aware that you are sending information (including personal data) to the United States where our servers are located. The courts, law enforcement or public authorities in the United States may be able to obtain disclosure of the data through the laws of the United States. Our Service is accessible via the Internet and may potentially be accessed by any user around the world. Other users may access the Service from outside the European Economic Area (EEA). This means that where you chose to upload your data to the Service, it could be accessed from anywhere around the world and therefore a transfer of your data outside of the EEA may be deemed to have occurred. You consent to such transfer of your data for and by way of this purpose.
How long do we keep your information?

We will not retain your personal data for longer than necessary for the purposes set out in this notice.
How do we secure and protect your information?
We are committed to data security. We protect personal data through integrated physical, technological and administrative safeguards. Personal data is protected by security safeguards appropriate to the level of sensitivity of the data through (i) physical measures, such as secure areas; (ii) technical measures, such as encryption and secure servers; and (iii) organizational measures such as access policies based on the need-to-know and employee security through vetting and supervision. However, if a personal data breach has occurred, we will notify you of the breach after becoming aware of the breach in accordance with applicable privacy legislation.

What rights do you have?
The EU General Data Protection Regulation (GDPR) and similar privacy legislation provide for certain rights with respect to your personal data, including:
• the right to ask what personal data we hold about you at any time and access that personal data;
• the right to object to certain uses of your personal data;
• the right to ask us to update and correct any out-of-date or incorrect personal data
that we hold about you free of charge;
• the right to have your personal data deleted;
• the right to demand restriction of processing of your personal data;
• the right to data portability; and
• the right to revoke consent for uses of your personal data to which you previously
consented.
You can correct the data published in your participant profile through the App or self-edit link. If you wish to exercise any of the above rights, please contact us using the contact details set out below.
Requests to exercise data protection rights will be assessed on a case-by-case basis. Not all jurisdictions require us to provide you with the rights listed above. In these jurisdictions, we may not be legally required to comply with your request. There may also be circumstances where we are not legally required to comply with your request because of exemptions provided for in applicable data protection legislation.
We will respond to your request within one month, free of charge, unless the volume or complexity of the request requires a longer process. We will notify you if we require an extension and may charge you a reasonable fee if the administrative cost of providing the information is excessive. If we refuse the request, we will provide justification.

Changes to this notice
We reserve the right, in our sole discretion, to update or modify this privacy notice at any time ("modifications"). Modifications to this privacy notice will be posted with a change to

the "Updated" date at the top of this privacy notice. In certain circumstances we may, but need not, provide you with additional notice of such modifications, including by email. Please review this policy periodically, and especially before you provide any personal data. This privacy notice was updated on the date indicated above. Your continued participation in the event and use of the App or virtual platform following the effectiveness of any modifications to this privacy notice constitutes acceptance of those modifications. If any modification to this privacy notice is not acceptable to you, you should cease accessing, browsing and otherwise using the App or virtual platform.

Contact Information
If you have questions or concerns, please contact us at:
TK Events Inc.
[email protected]
700 Third Line, Oakville, ON
https://tkevents.ca

Mise à jour le 4/13/2021

Résumé

Les données que vous nous fournissez servent à autoriser votre participation, votre utilisation de l’Appli conçue pour l’événement et votre usage de la plate-forme virtuelle tout en nous permettant de comprendre et d’améliorer votre expérience. Nous ne recueillons les données à caractère personnel vous concernant que dans la mesure où elles sont fournies de votre plein gré, notamment dans le cadre de votre inscription, de vos communications avec nous, ou de l’utilisation de certains éléments de l’Appli conçue pour l’événement ou de la plate-forme virtuelle.

TK Events Inc, ses prestataires de services et ses fournisseurs (« nous », « notre », « nos »), s’engagent à protéger et à respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Notre objectif est de vous fournir tous les renseignements dont vous avez besoin pour apprécier et vous informer sur l’événement auquel vous participez et pour forger de nouveaux liens avec les autres participants. À cet effet, nous recueillons des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous vous inscrivez, lorsque vous communiquez avec nous pour des demandes de renseignements et lorsque vous utilisez certains éléments de l’Appli conçue pour l’événement (« l’Appli ») ou la plate-forme virtuelle.

On entend par « données à caractère personnel vous concernant », toute information qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable.

Dans le présent avis, vous trouverez des éclaircissements sur les sujets suivants :
• la manière dont nous utilisons les données à caractère personnel vous concernant;
• les données à caractère personnel vous concernant que nous recueillons;
• à qui nous transmettons les données à caractère personnel vous concernant;
• vos droits juridiques relativement aux données à caractère personnel vous concernant.

Qui est concerné?

Dans le présent document, on entend par les termes « participant », « vous » ou « votre », les personnes qui utilisent la page d’inscription, l’Appli ou la plate-forme virtuelle.

Pour toute question ou préoccupation, veuillez à tout moment communiquer avec nous selon les coordonnées indiquées plus bas.

Comment utilisons-nous vos données?

Nous utilisons les données à caractère personnel vous concernant :
• pour comprendre qui participe à l’événement;
• pour répondre à vos besoins durant l’événement;
• pour mettre à votre disposition une Appli créée sur mesure pour l’événement;
• pour réaliser une expérience sur mesure dans la plate-forme virtuelle;
• pour gérer tous les comptes enregistrés que vous possédez chez nous;
• pour vérifier votre identité;
• pour vous envoyer des communications au sujet de l’événement;
• pour vous envoyer des notifications de messages personnels reçus par le biais de l’Appli ou de la plate-forme virtuelle;
• pour mieux comprendre vos besoins et vos interactions avec les éléments de l’événement;
• pour la prévention et la détection d’activités criminelles ou frauduleuses et à des fins connexes;
• pour nous permettre de gérer nos interactions avec vous en matière de service à la clientèle; et dans les situations où nous avons le droit ou le devoir juridique d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels (par exemple relativement à une enquête menée par une autorité publique ou dans le cadre d’un litige).

Si la configuration de l’Appli ou de la plate-forme virtuelle autorise l’accès public généralisé, certaines des données à caractère personnel que vous avez fournies, y compris celles figurant dans les discussions de groupe, le fil de vos activités, et votre profil de participant (s’il est affiché), seront visibles publiquement.

Si vous demandez de l’aide pour utiliser l’Appli ou la plate-forme virtuelle, nous serons peut-être obligés d’accéder à vos données à caractère personnel afin de comprendre le problème et de trouver une solution.

Quels sont les données à caractère personnel que nous recueillons?

Les renseignements que vous nous fournissez :

• votre nom;
• vos coordonnées, dont votre adresse électronique;
• votre mot de passe;
• votre photographie;
• votre poste et le nom de votre société;
• votre biographie en bref;
• les liens de vos réseaux sociaux;
• le lien de votre site Web;
• vos préférences en matière de communication;
• vos intérêts, préférences, réactions et réponses de sondage;
• les messages que vous envoyez à d’autres participants via l’Appli;
• les messages que vous envoyez à d’autres participants via la plate-forme virtuelle;
• le contenu de vos messages adressés à des discussions de groupe et ceux sur vos activités (le cas échéant);
• les défis que vous relevez relativement au concours de l’événement (le cas échéant).

Les renseignements que nous recueillons à votre sujet :

• des informations relatives à votre visite, y compris : l’adresse complète des localisateurs de ressources uniformes (URL) qui permet de connaître le parcours de navigation sur notre site et à partir de notre site, incluant la date et l'heure où les pages ont été visitées; les produits que vous avez visualisés ou recherchés; le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de visite de certaines pages, les renseignements relatifs à l’interaction avec une page (notamment le défilement, les clics et les passages de la souris sur le texte), et les méthodes utilisées pour naviguer ailleurs à partir de la page.

• des données techniques que votre navigateur envoie chaque fois que vous visitez un site Web ou une plate-forme virtuelle et celles que votre appli mobile transmet quand vous l’utilisez. Ces données enregistrées peuvent inclure votre adresse IP (protocole d’Internet), l’adresse de la page Web que vous avez visitée avant d’utiliser le Service, le type de votre navigateur et ses paramètres, la date et l’heure où vous avez utilisé le Service, les renseignements concernant la configuration de votre navigateur et de ses modules d’extension, les données relatives à votre appareil (y compris les identifiants de l’appareil et sa localisation géographique estimée), vos choix de langue et les données relatives aux cookies.

• d’autres données à caractère personnel qui sont accessibles au public, y compris celles partagées sur une plate-forme publique (comme un fil Twitter); ces données sont ensuite sélectionnées pour être affichées sur les écrans au cours de l’événement.

Utilisation de cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site Web afin de vous différencier des autres internautes qui visitent notre site Web et Service. Ceci nous aide à optimiser votre expérience lors de votre navigation sur notre site Web tout en nous permettant d’améliorer le site Web et le Service. Pour de plus amples renseignements sur les cookies que nous utilisons et les fins auxquelles nous les utilisons, veuillez consulter notre politique relative aux cookies.

Participation d’enfants

Notre page d’inscription, notre Appli et notre plate-forme virtuelle ne sont pas destinées aux enfants de moins de treize ans (13) et nous ne recueillons pas sciemment des données personnelles concernant des enfants.

Dans quel but recueillons-nous ces données?

Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel car celles-ci sont nécessaires dans les circonstances suivantes :

• l’exécution de nos obligations contractuelles;
• l’atteinte de nos intérêts légitimes (tels qu’indiqués ci-dessous;
• le respect de nos obligations juridiques.

Vous avez le droit à tout moment de retirer votre consentement. Si vous retirez votre consentement à l’égard d’un élément auquel vous aviez précédemment donné votre consentement, nous cesserons d’utiliser vos données à caractère personnel à cette fin.

Nos intérêts légitimes

Le traitement des données des participants est fondé juridiquement sur le fait que cette activité est nécessaire pour nos intérêts légitimes, et notamment les suivants :

• identifier les personnes participant à notre événement;
• gérer l’accès à notre événement et à nos services en ligne;
• permettre aux utilisateurs de l’Appli ou de la plate-forme virtuelle de vous identifier comme auteur de messages privés, de messages affichés sur des groupes de discussion, et des fils d’activité que vous créez;
• permettre aux autres participants de vous trouver sur l’Appli ou la plate-forme virtuelle;
• protéger et démontrer l’intégrité du concours organisé dans le cadre de l’événement, le cas échéant;
• protéger les participants, les employés et d’autres personnes et assurer leur sécurité, leur santé et leur bien-être;
• promouvoir, commercialiser et assurer la publicité de nos événements et de notre offre;
• comprendre le comportement, les activités, les préférences et les besoins de nos participants;
• améliorer la gamme existante de produits et de services et développer de nouveaux produits et services;
• exécuter nos obligations juridiques et réglementaires;
• prévenir, enquêter sur et détecter des activités criminelles, frauduleuses ou des comportements antisociaux et poursuivre les contrevenants, y compris en collaborant avec les autorités policières;
• gérer les communications émanant des participants, les demandes d’information, les plaintes ou les différends;
• gérer les réclamations d’assurance demandées par les participants;
• protéger notre entreprise, nos employés et participants, en intentant des poursuites judiciaires appropriées à l’encontre de tiers ayant commis des actes criminels ou ayant manqué à leurs obligations juridiques à notre égard;
• prendre en charge efficacement toutes revendications juridiques ou mesures d’application réglementaires prises à notre encontre;
• remplir nos obligations à l’égard de nos participants, collègues, actionnaires et autres parties prenantes.

Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel vous concernant?

Nos prestataires de services et nos fournisseurs

Afin de mettre certains services à votre disposition, il se pourrait que nous ayons à partager les données à caractère personnel vous concernant avec certains de nos partenaires de service. Il s’agit notamment de notre fournisseur pour l’inscription, l’Appli et la plate-forme virtuelle. Nous autorisons nos prestataires de services à traiter vos données à caractère personnel uniquement après avoir la confirmation que ceux-ci appliquent les mesures appropriées de protection et de sécurité des données. Nous imposons des obligations contractuelles à nos prestataires de services qui visent à garantir qu’ils : i) traitent les données personnelles seulement selon nos instructions; ii) nous aident à nous acquitter de nos obligations découlant des lois régissant la protection des données; iii) protègent les données à caractère personnel en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données.

Exigé par la loi

Nous divulguerons vos données personnelles si nous estimons que la divulgation est imposée par la loi, y compris si nous devons nous conformer à une ordonnance judiciaire ou lorsque nous recevons une demande des autorités policières. Nous divulguerons des données à caractère personnel aux autorités policières uniquement si celles-ci ont démontré qu’elles sont l’autorité légalement compétente.

Transferts internationaux

Si vous vous inscrivez pour l’événement, ou si vous utilisez l’Appli ou la plate-forme virtuelle en dehors des États-Unis, veuillez noter que vous transmettez des renseignements (y compris des données à caractère personnel vous concernant) vers les États-Unis où nos serveurs sont abrités. Les tribunaux ainsi que les autorités policières ou publiques aux États-Unis sont habilitées à obtenir la divulgation de ces données en vertu de la loi américaine. Notre Service étant accessible via Internet, tout utilisateur à travers le monde entier peut potentiellement y avoir accès. Le Service est aussi accessible en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Autrement dit, quel que soit le lieu où vous choisissez de télécharger vos données à destination du Service, elles sont accessibles n’importe où au monde et, par conséquent, le transfert de vos données en dehors de l’EEE pourrait être réputé avoir eu lieu. Vous consentez donc à un tel transfert de vos données.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements?

Vos données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins du présent avis.

Nos mesures de sécurisation et de protection de vos données à caractère personnel

Nous nous engageons à sécuriser vos données. Nous protégeons les données à caractère personnel par des mesures de contrôle intégrées sur le plan physique, technologique et administratif. Les données à caractère personnel sont protégées à l’aide de mesures de sécurité correspondant au niveau de sensibilité des données, dont notamment : i) des mesures physiques, comme des zones sécurisées; ii) des mesures techniques, comme le cryptage et les serveurs sécurisés; iii) des mesures organisationnelles, comme les politiques d’accès fondées sur le besoin de savoir et l’adoption de mesures de sécurité et de procédures d’accréditation pour les employés. Toutefois, en cas de violation de données à caractère personnel, nous vous en aviserons après avoir pris connaissance de cette violation conformément aux lois applicables sur la protection des données à caractère personnel.

Quels sont vos droits?

Le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne et des lois semblables sur la protection des renseignements personnels vous octroient certains droits, dont voici des exemples :

• le droit de demander à tout moment quelles sont les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et le droit d’y avoir accès;
• le droit de vous opposer à certaines utilisations que nous faisons des données à caractère personnel vous concernant;
• le droit de nous demander de mettre à jour et de corriger, sans frais, des données à caractère personnel vous concernant qui sont périmées ou erronées;
• le droit de nous demander d’éliminer les données à caractère personnel vous concernant;
• le droit de demander des restrictions quant au traitement des données à caractère personnel vous concernant;
• le droit à la portabilité des données;
• le droit de révoquer votre consentement à l’égard de l’utilisation de données à caractère personnel vous concernant.

Vous êtes libre de corriger les données affichées dans votre profil de participant au moyen de l’Appli ou par le lien « Modifier (Edit) ». Si vous souhaitez exercer un des droits cités plus haut, veuillez communiquer avec nous selon les coordonnées indiquées plus bas.

Les demandes d’exercice des droits à l’égard des données à caractère personnel seront examinées au cas par cas. Certains territoires, mais pas tous, exigent que nous vous octroyions les droits cités ci-dessus. Par conséquent, selon le territoire, il se peut que nous ne soyons pas tenus juridiquement de répondre à votre demande. Dans certaines circonstances, nous ne sommes pas tenus par la loi de répondre à votre demande en raison de dérogations prévues dans la loi.

Nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois, sans frais, sauf si le volume ou la complexité de la demande exige un examen plus approfondi. Nous vous avertirons si nous avons besoin de plus de temps. Il se pourrait que vous ayez à payer des frais raisonnables si la réponse à votre demande entraîne des coûts administratifs excessifs. Si nous refusons votre demande, nous vous en expliquerons la raison.


Modifications relatives au présent avis

Nous nous réservons le droit, et ceci à notre entière discrétion, de mettre à jour ou de modifier à tout moment le présent avis sur la confidentialité (« modifications »). Les modifications apportées au présent avis sur la confidentialité seront affichées, et la date de la mise à jour sera indiquée au haut du présent avis. Dans certaines circonstances nous pourrions, sans y être obligés, vous présenter un avis supplémentaire concernant les modifications, notamment par courrier électronique. Nous vous encourageons à consulter cette politique de temps à autre, surtout avant de transmettre des données à caractère personnel. Le présent avis sur la confidentialité a été mis à jour à la date indiquée plus haut. En continuant à participer à cet événement et à utiliser l’Appli ou la plate-forme virtuelle après la mise en vigueur de toute modification apportée au présent avis sur la confidentialité vous signifiez que vous consentez à ces modifications. Si une modification apportée au présent avis sur la confidentialité n’est pas acceptable à vos yeux, veuillez cesser l'accès, la navigation ou l'utilisation de l’Appli ou de la plate-forme virtuelle

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez les adresser à :

TK Events Inc.
[email protected]
700 Third Line, Oakville, ON
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